Schritt 8: Berichterstattung
Im achten Schritt des Evaluationsprozesses erfolgt die Berichterstattung, damit die Adressierten die Ergebnisse nutzen können. Im Idealfall ist die Planung der Berichterstattung schon früh im Evaluationsprozess thematisiert worden. Dabei muss geklärt werden, wer die Adressierten sind, und welche Informationsinteressen sie bezüglich der Berichterstattung haben, zu welchem Zeitpunkt Ergebnisse kommuniziert werden sollen, wer die Verantwortung für die Berichterstattung und seine Teile trägt, sowie welche Formate diese haben soll.
Zunächst sind die Adressierten zu identifizieren, damit die Berichterstattung auf sie zugeschnitten werden kann. Für Auftraggebende und Entscheidungstragende muss die Berichterstattung meist sehr fokussiert sein und auf den Evaluationszweck zugespitzt Ergebnisse präsentieren («Management Summary» von 1-2 Seiten). Verantwortliche und Mitarbeitende im Evaluationsgegenstand erwarten hingegen oft detailliertere Ergebnisse. Fachpersonen aus der Wissenschaft sind oft weniger am Evaluationsgegenstand selbst interessiert, sondern an den theoretischen Grundlagen und eingesetzten Methoden. Schliesslich kann bei der breiten Öffentlichkeit die Bedeutung der Evaluation für politische Entscheide oder die Rechenschaftslegung über die eingesetzten finanziellen Mittel im Vordergrund stehen. Je allgemeiner der Kreis der Adressierten, desto weniger sollten technische Fachbegriffe verwendet werden. Der Umfang der Berichterstattung muss an die Informationsverarbeitungskapazitäten der jeweiligen Adressierten angepasst sein, was oft Kompromisse bei den Darstellungen z. B. hinsichtlich Detailliertheit oder methodischer Feinheiten nach sich zieht.
Je nach Evaluationszweck variiert der Zeitpunkt der Berichterstattung. Zwischenberichterstattungen machen es möglich, dass die Verantwortlichen und Mitarbeitenden die Ergebnisse zur Verbesserung des noch laufenden Evaluationsgegenstandes verwenden. Eine Berichterstattung am Ende der vorläufigen Laufzeit des Evaluationsgegenstandes liefert den Verantwortlichen die notwendigen Informationen für ihre Entscheide. Wichtig ist zudem eine zeitnahe Rückmeldung der Ergebnisse (und gegebenenfalls auch möglicher Konsequenzen) an die Datengebenden, damit sie den Nutzen der Teilnahme direkt erfahren.
Nicht immer wird von Evaluierenden erwartet, dass sie aus den Ergebnissen Handlungsempfehlungen für die Praxis ableiten und in die Berichterstattung aufnehmen. In manchen Fällen ist hingegen genau das die Erwartung. Wird anderen (ganz oder teilweise) Zuständigkeit dafür übergeben, so verlieren die Evaluierenden die Kontrolle über diese Ergebnisart bzw. teilen sie (und gehen eventuell Kompromisse ein).
In der Berichterstattung muss dokumentiert sein, was die Datengrundlage für die Bewertungen bzw. Empfehlungen ist, wie diese den Beteiligten und Betroffenen für eine Bewertung des Evaluationsgegenstandes zugänglich gemacht wurde und wie bei der Bewertung vorgegangen worden ist. Unabhängig davon, ob und durch wen Empfehlungen formuliert werden: Es ist nicht die Aufgabe der Evaluierenden, daraus folgende Entscheide zu treffen und diese umzusetzen.
Die Verantwortung für die Berichterstattung liegt in jedem Fall immer in der Hand der Evaluierenden, wobei die Sichtweisen der Beteiligten und Betroffenen erwünscht sind und die Interpretation der Ergebnisse bereichern können. Auch dies ist gegebenenfalls zu dokumentieren.
Neben schriftlichen Berichterstattungsformaten sind auch mündliche möglich, bei denen der Evaluationsprozess und zentrale Ergebnisse auf einen Blick wahrgenommen werden können. Alle Formate können sowohl während wie auch am Ende der Evaluation eingesetzt werden.