Ziele und Rollen im Prozessmanagement
Das Prozessmanagement dient der Unterstützung der Unternehmensziele. Dies erfolgt, indem die Geschäftsprozesse, auf Basis der Unternehmensstrategie, permanent auf die Stakeholder ausgerichtet werden. So stellt sich das Prozessmanagement die Frage: „Wer macht wann, was, womit?«
Ziele des Prozessmanagements
- Abbau bürokratischer Hindernisse
- Integration aller Mitarbeitenden in das Prozessmanagement
- Systematische Planung, Steuerung und Weiterentwicklung der Prozesse
- transparente Abbildung der Prozesse im QM-Pilot für alle EHB Mitarbeitende
- einfache Auffindbarkeit der Dokumente, Formulare und Checklisten
- Unterstützung bei Einarbeitung neuer Mitarbeitender
Zweck des Prozessmanagements
- Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Prozessmanagement sind explizit geregelt und werden gelebt
- Ziele, Normen und Standards sind bei den betroffenen Prozessen hinterlegt
- Die Qualitätsentwicklung der Lehre, F&E und Dienstleistungen ist gewährleistet
- Neue Mitarbeitende können sich effizienter einarbeiten
- EHB Mitarbeitende können im QM-Pilot Prozessoptimierungen vorschlagen
Die Planung, Umsetzung und Weiterentwicklung der Prozesse wird an der EHB durch folgende Rollen sichergestellt.
Der/die Direktor/in, die Spartenleiter/innen übernehmen die Rolle des Prozesseigners respektive der Prozesseignerin und erteilen die Prozessfreigabe. Der/die Prozesseigner/in ist für die ergebnisorientierte, strategische Steuerung des Prozesses zuständig. Im Zentrum des Handelns stehen sowohl die Konsolidierung der Abläufe der eigenen Prozesse als auch die Auswahl der Prozessindikatoren und Kennzahlen.
Die Prozessverantwortlichen sind verantwortlich für die operative Ausführung des Prozesses. Sie sind verantwortlich für die Definition der Anforderungen, der Prozessgestaltung und -Dokumentation sowie der Prozess-Integration. Die Prozessverantwortlichen können bei der Modellierung der Prozesse die Unterstützung des Prozessmanagers/der Prozessmanagerin in Anspruch nehmen.
Die Dokumentenverantwortlichen (i.d.R. identisch mit Prozessverantwortlichen) unterstützen ihren Prozesseigner respektive ihre Prozesseignerin bei der Verwaltung der prozessrelevanten Dokumente.
Der/die Prozessmanager/in unterstützt die Prozessverantwortlichen bei der Erstellung der Prozesse, berät sie unter Berücksichtigung der Qualitätsstandards und HFKG-Normen. Er/sie modelliert die Prozesse im QM-Pilot (online Prozess-Tool der EHB), initiert und begleitet den jährlichen KVP der Sparten, schult die Mitarbeitenden und sorgt für die Weiterentwicklung des Prozessmanagements.
Alle EHB-Mitarbeitenden sind Prozessanwender/innen. Sie kennen die für sie relevanten Prozesse und der dafür Verantwortlichen, arbeiten mit Hilfe der Prozessbeschreibung, beteiligen sich an der Umfrage zur Qualität der Prozesse und Dokumente, wenn nötig geben sie ad hoc Rückmeldungen zur Prozess- und Dokumentenqualität im Prozessmanagement-Tool (QM-Pilot).