Schritt 9: Nutzung
Evaluationen lohnen sich nur, wenn sie genutzt werden. Darum gehört die systematische Vorbereitung und Förderung der Nutzung ebenso zum neunten Schritt des Evaluationsprozesses dazu wie die tatsächliche Nutzung der Evaluation selbst.
Unter Nutzung einer Evaluation wurde lange Zeit ausschliesslich die Verwendung ihrer Ergebnisse verstanden, also das, was der (Abschluss-)Berichterstattung zeitlich nachgelagert ist. Inzwischen ist breit anerkannt, dass die Evaluationsdurchführung selbst bereits vielfältig Nützliches für den Evaluationsgegenstand leisten kann. Unter einem solchen Prozessnutzen versteht man, dass schon allein die Teilnahme am Evaluationsprozess – sei es als Auftraggebende, Verantwortliche oder Datengebende – zu (gewünschten) Veränderungen im individuellen Denken und Handeln oder zu reflexivem Lernen führen kann. Dies geschieht, wenn man sich intensiv mit den Zielen und auch unerwünschten Resultaten des Evaluationsgegenstandes beschäftigt, wenn man sich mit Erwartungen anderer Beteiligter und Betroffener auseinandersetzt und eventuell mit ihnen in Kontakt tritt. Diese Nutzungen können auf die den Evaluationsgegenstand tragenden Organisationseinheiten oder seinen politischen oder sozialen Kontext ausstrahlen – und zwar bereits während die Evaluation läuft.
Auch Nutzungsarten lassen sich unterscheiden: Die instrumentelle Nutzung meint die Verwertung der Evaluation und ihrer Ergebnisse durch relevante Beteiligte und Betroffene insbesondere für Verbesserung und Grundsatzentscheide. Unter der konzeptionellen Nutzung versteht man die Aufnahme in bzw. Verarbeitung der Ergebnisse der Evaluation, etwa als Erkenntnisse durch die Wissenschaft oder als Anregungen durch die Profession bis hin zur öffentlichen Meinung.
Unerwünschte Nutzungen sind, wenn Entscheidungen, die schon vor der Durchführung der Evaluation getroffen aber noch nicht offengelegt wurden, im Nachhinein mit den Ergebnissen gerechtfertigt werden, oder wenn die Evaluation lediglich pro forma durchgeführt wird.
Die Nutzung der Evaluation und ihrer Ergebnisse ist unterschiedlich intensiv und wird von verschiedenen Adressierten unterschiedlich gehandhabt. Wichtige Faktoren, welche die Nutzung fördern sind z. B.:
- bereits in der Planung vorgesehene Verbreitung und Nutzung der Ergebnisse;
- frühzeitiger Einbezug relevanter Beteiligter und Betroffener in die Planung, so dass sie eher bereit sind, die Ergebnisse zu nutzen;
- Transparenz über die Verwendung der Ergebnisse, sowie ein vertrauensvoller Umgang zwischen Evaluierenden und sowie Beteiligten und Betroffenen;
- zeitnahe, termingerechte Bereitstellung der Ergebnisse;
- sorgfältige Vorbereitung, besonders wenn es um Rechenschaftslegung oder einen Grundsatzentscheid geht, auch damit eventuell «unerwünschte» Ergebnisse der Evaluation dennoch genutzt werden.
Eine Herausforderung für gewünschte Nutzung kann die Fluktuation von wichtigen Beteiligten und Betroffenen sein, der mit Stellvertretungsregelungen entgegengewirkt werden kann.
Es kann auch zu Fehlformen der Nutzung kommen. Darunter versteht man Missbrauch von Ergebnissen, oder auch deren unbeabsichtigt auftretende wie auch die gezielte Nichtnutzung. Solche Fehlformen können sowohl bei Evaluierenden wie auch bei Beteiligten und Betroffenen auftreten, besonders bei Evaluationen mit hohen Risiken für die Beteiligten und Betroffenen, also z. B. bei zu treffenden Grundsatzentscheiden. Um dem entgegenzuwirken lohnt es sich, frühzeitig die Verarbeitungsweisen der Ergebnisse wie auch den Weg zur Entscheidungsfindung festzulegen. Kommt es dennoch zu Missbrauch, sollte Transparenz über professionell und ethisch nicht zulässige Verwendungen hergestellt werden.
Schliesslich sollte die Nutzung explizit dokumentiert werden, indem man festhält, welche Berichte an wen gesendet wurden, wo diese besprochen wurden, welcher Austausch zu den Ergebnissen stattgefunden hat und welche Konsequenzen daraus abgeleitet wurden.
Einfluss von Evaluationen kann man auf drei verschiedenen Dimensionen unterscheiden: Eine Evaluation kann (1) intendierte oder nicht intendierte Einflüsse haben, der Einfluss kann (2) aufgrund der Ergebnisse oder des Evaluationsprozesses stattfinden und (3) er kann während oder direkt nach der Evaluation, sowie auch länger nach Abschluss der Evaluation entstehen.